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PROCESSO ADMINISTRATIVO – FUNÇÕES BÁSICAS DO ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

Entender o processo administrativo é necessidade de todo bom gestor. As atividades que envolvem esse conjunto são divididas em etapas básicas, que formam um Ciclo Administrativo, são elas:

– Planejamento

– Organização

– Controle

– Direção

Aqui vamos mostrar como estão dispostas essas etapas.

Planejamento

A primeira etapa do processo administrativo, planejamento, por conceito entende-se como determinação de um conjunto de procedimentos, de ações criadas por uma empresa, a fim de realizar um determinado projeto.

Isso quer dizer que é a partir do planejamento que empresa enxergar seu futuro, e nele estão traçadas todas as fases necessárias para se alcançar objetivos.

No escopo do planejamento estão presentes:

– Quais recursos se precisará para alcançar os objetivos

– Coordenar e integrar um sistema que leve aos objetivos

– Racionalidade do processo

– Avaliação contínua

Para essa etapa do processo administrativo existe uma “filosofia de pensamento” que se divide em três:

Planejamento satisfatório – volta-se ao momento; pensa o futuro olhando para o passado.

Planejamento otimizante – volta-se para adaptabilidade e a inovação; se obtém melhores resultados, maximizando o desempenho.

Planejamento adaptativo – volta-se para contingência e ao futuro; diminuir o planejamento retrospectivo e olhar para o futuro.

O processo do planejamento é substanciando por 6 passos, na verdade, questões que são levantadas, para manter a constante avaliação descrita anteriormente, são elas:

1 – Para onde queremos ir?

2 – Onde estamos?

3 – O que temos pela frente?

4 – Quais caminhos possíveis?

5 – Qual melhor caminho?

6 – Como conferimos o percurso percorrido?

Processo Administrativo
Processo Administrativo

Qualquer gestor precisará ter em mente que essas questões são mutáveis, devem ser avaliadas a medida que a empresa se transforma.

E o que se espera com o planejamento?

Vantagens do planejamento

O processo administrativo precisa da estrutura de planejamento, pois garante os seguintes benefícios:

– Potencializa o foco, o planejamento se concentra em objetivos, existem metas a serem alcançadas;

– Todos os setores trabalham por um único objetivo: o bem da empresa. Isso ajuda na coordenação;

– Controla-se de forma mais eficaz os objetivos;

– Não se perde tempo, qualquer ponto que não seja fundamental é deixado de lado.

Tipos de planejamento

De acordo com a estrutura organizacional, cada planejamento atenderá a um nível hierárquico específico. O planejamento das atividades da direção é distinto do operacional, porém, todos visam um objetivo comum. Vejamos quais são os modelos de planejamento:

1 – Planejamento estratégico – é uma visão mais ampla do futuro da empresa, está ligada a decisões de alcance mais longo.

2 – Planejamento tático – é o planejamento que se volta a produção, aos planos dos setores, que ajudarão alcançar o que cúpula da empresa traçou.

3 – Planejamento Operacional – aqui as palavras de ordem é “o que fazer” e “como fazer”. São os meios de executar o trabalho.

As outras etapas do procedimento administrativo:

Organização

A Organização no processo administrativo é entendida por 3 sentidos:

– É a empresa, propriamente dita

– É a forma de organizar a empresa

– É a forma de organizar a empresa selecionando as pessoas e distribuindo recursos

Direção

Já a Direção no processo administrativo é destacado o papel do gestor. Ele terá papel imprescindível na realização das tarefas, na integração das equipes na busca dos melhores resultados para empresa.

O processo administrativo entende o Controle como o caminho, o prumo que a empresa deve seguir para alcançar seus objetivos. Vamos aprofundar um pouco mais sobre essa etapa.

Controle

Como dito, essa etapa do processo administrativo é responsável por manter o alinhamento do plano inicial da empresa. O controle se apresenta de formas diferentes:

– Controle como função restritiva – restringe comportamentos fora das regras.

– Controle como um sistema automático de regulação – mantem o fluxo do sistema.

– Controle como função administrativa – monitora e avaliar resultados mantendo o planejamento.

O controle está presente em toda estrutura organizacional. Tem objetivo focado no sucesso. É uma espécie de orientação para atividades, para ser usado como parâmetro, buscando reduzir falhas.

O controle é sempre imparcial, e ajuda a ligar os três níveis da estrutura organizacional. Ele se divide em:

1 – Controle estratégico – sistema de decisões da cúpula, controla o macro do negócio, situações como balanço orçamentário ou perdas e lucros, entre outros.

2 – Controle tático – responsabilidade do nível intermediário como controle de orçamento e de custos, etc.;

3 – Controle operacional – ligado a base da estrutura organizacional, e regula estoques, qualidade do serviço, materiais, etc.

Além disso, ainda existem algumas etapas que o compõem:

– Estabelecer padrões de desempenho

– Medir desempenho

– Comparar desempenho

– Adotar medidas corretivas

Pois bem, são essas as etapas básicas do processo administrativo, que garante o know-how a um bom gestor de empresa. Que respeita e entende essas fases.

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